С развитием технологий в практику многих предприятий и учреждений вошло ведение делопроизводства в электронном виде. Этот процесс направлен на автоматизацию обработки данных и архивирования, а значит, упрощение этих процессов. Согласно действующего законодательства электронные документы равносильны по своим правам бумажным документам. Это значит, что они имеют доказательную силу, могут быть приняты к рассмотрению судом, могут использоваться государственными структурами. Чаще всего электронные технологии используются для упрощения:
- кадровое, архивное и общее делопроизводство;
- согласования различных проектов;
- обработки большого объёма типовых данных;
- обработки официальных документов;
- организации контроля исполнения решений и распоряжений;
- архивации документов.
В зависимости от содержания документа и его задачи специалисты используют разные технологии его обработки. Наиболее популярная из них система автоматизации документооборота (САД).
Функционал САД достаточно широк. К нему относятся:
- ввод и регистрация электронных копий документации в систему;
- согласование проектной документации;
- исполнительская дисциплина и контроль над документооборотом на предприятии;
- поиск данных в системе;
- анализ ранее загруженной информации;
- автоматизация отчётности;
- классификация документов и их стандартизация;
- защита информации.
Преимущества автоматизации документооборота на предприятии
Внедрение САД на производстве позволяет оптимизировать работу организации, так как:
- значительно снижаются затраты на бумагу, чернила, заправку принтера и др;
- отпадает необходимость в содержании архива;
- происходит значительная экономия временных ресурсов, затрачиваемых ранее на создание документов;
- значительно снижаются сроки на согласование и визирование документов;
- увеличивается скорость выполнения поручений;
- обеспечивается возможность быстрого поиска документа;
- исключается риск «потери» документов.
Система автоматизации документооборота позволяет упростить учёт рабочего времени сотрудников и осуществлять контроль удалённо, вне пределов офиса. Кроме того, САД позволяет обеспечить одновременный доступ нескольких сотрудников, находящихся на расстоянии друг от друга, к одному документу. Электронное ведение делопроизводства повышает уровень сохранности информации. Безопасность обеспечивается за счёт того, что несанкционированный вход в электронную систему ограничен паролем и правами администратора. Электронные документы, как правило, копируются на резервных серверах, что защищает их от уничтожения в случае выхода системы из строя, её взлома и других непредвиденных ситуаций. Все эти преимущества объясняют высокий уровень распространения систем автоматизации документооборота на отечественных предприятиях и позволяют говорить о дальнейшем полном переходе организаций на данную форму хранения информации.